Home / Media Pembelajaran / Teknologi Pendidikan / Presensi/Daftar Hadir Saat Pembelajaran Atau Pelatihan Daring dengan Zoho

Presensi/Daftar Hadir Saat Pembelajaran Atau Pelatihan Daring dengan Zoho

Salah satu dokumen administrasi yang menjadi salah satu kelengkapan kegiatan yang biasa dilaksanakan adalah daftar hadir/presensi siswa atau peserta pelatihan. Banyak aplikasi yang dapat digunakan untuk presensi diantaranya adalah Google Form, Jot Form, Zoho Form dll. Kali ini saya akan membahas cara membuat form dengan Zoho karena membuat presensi dengan zoho form sangat mudah dan simpel serta memiliki fitur yang sangat lengkap. Berikut langkah-langkahnya :

Buka halaman zoho form dengan mengetikkan URL zoho.com sehingga tampil halaman utama berikut ini :

Kita harus mendaftar terlebih dahulu untuk dapat membuat form dan memanfaatkan fasilitas lainnya dari zoho. klik menu Free Sign Up. Sehingga tampil halaman pendaftaran sebagai berikut :

Agar lebih mudah, sebaiknya anda mendaftar menggunakan akun google atau akun email google. Jika anda sudah memiliki akun google, klik Sign im using Google sehingga tampil seperti gambar berikut :

Ketikkan alamat email Gmail atau ponsel yang terdata di akun google/gmail anda pada isian email atau ponsel lalu klik Berikutnya sehingga tampil gambar berikut ini :

Ketiikan kata sandi anda lalu klik Berikutnya sehingga tampil gambar berikut ini :

Gambar yang tampil akan sesuai dengan gambar pemilik akun. Beri tanda check dengan mengklik Saya setuju dengan Ketentuan Layanan dan Kebijakan Privasi selanjutnya klik Lanjutkan sehingga tampil gambar berikut ini :

Silahkan di scroll kebawah dan cari tautan menu Forms seperti gambar diatas. Selanjutnya klik Forms sehingga tampil seperti gambar berikut ini :

Ini adalah Dashboard yang akan menampilkan form-form yang telah kita buat sebelumnya. Untuk membuat form baru, klik CREATE A NEW FORM sehingga tampil gambar berikut :

Beri nama form yang akan kita buat dan beri deskripsi selanjutnya clik Create. Sehingga tampil gambar berikut ini :

Ini adalah halaman perancangan form yang akan kita buat. Disebelah kiri terdapat field apa saja yang bisa kita tambahkan kedalam form. Untuk menggunakan field, cukup dengan cara Drag and Drop field dari field list sebelah kiri dan jatuhkan ke area desain form. Misalnya kita akan membuat form sederhana yang terdiri dari Nama, Alamat dan Tanda Tangan. Langkahnya Drag and Drop field Single Line ke dalam area rancangan sehingga tampil seperti gambar berikut ini :

Beberapa pengaturan untuk sebuah field adalah sebagai berikut (setiap field memiliki aturan yang berbeda sesuai dengan jenis fieldnya, kali ini saya akan menjelaskan aturan field yang sederhana) :

  1. Field Label. Ubah Field Label dengan teks yang kita inginkan. Misalnya ubah menjadi Nama Peserta.
  2. Instructions. Ketikkan instruksi jika diperlukan penjelasan cara pengisian.
  3. Field Size ada 3, Small, Medium dan Large yang akan menjadi lebar isian nantinya.
  4. Initial Value. Adalah isian baku yang akan tersimpan otomatis apabila pengguna nantinya tidak melakukan pengisian field ini, maka zoho akan menyimpan isian baku yang ditentukan sebelumnya.
  5. Character Limit. Adalah jumlah karakter yang diizinkan yang dapat diketikkan dalam isian field.
  6. Validation. Ada 2 :
    • Mandatory. Jika diberi tanda check, artinya field ini menjadi field yang wajib diisi (required).
    • No Duplicates. Jika diberi tanda check, artinya nama yang di entrykan oleh pengguna nanti bersifat unik. Tidak ada duplikasi atau nama yang sama. Jika ada yang mengisikan nama yang sudah terdaftar sebelumnya maka akan ditolak.
  7. Privacy. Ini bagian yang penting. Jika kita menginginkan isian ini sebagai isian field yang berisi data penting, misalnya no HP, email maka disarankan untuk di enkripsi dengan memberi tanda check pada Encrypt. Namun fitur ini hanya aktif pada Zoho yang berbayar dan tidak aktif pada versi gratis.

Lengkapi dengan menambah field Alamat. Untuk field tanda tangan, pada field list sebelah kiri klik Basic Field, sehingga field list pada Basic List akan diminimize dan muncul Advanced Field. Inilah kelebihan form Zoho, disini ada field Signature, Payment, Formula dll. Untuk menambahkan tanda tangan Drag and Drop Signature kedalam area desain form sehingga tampil seperti gambar berikut :

Ubah Field Label menjadi Tanda Tangan. Untuk mengisi Field tanda tangan ini pengguna menggunakan mouse apabila mengisi form menggunakan PC/Laptop dan menggunakan touch screen jika menggunakan gawai pintar.

Selanjutnya klik Save untuk menyimpan form yang telah kita buat, lalu arahkan kursor ke icon Home sehingga tampil menu dan klik menu Form sehingga tampil gambar berikut ini :

Untuk melakukan perbaikan terhadap form yang telah dibuat, klik Edit. Untuk membagikan link URL form yang telah kita desain kepada peserta selanjutnya klik Share sehingga tampil seperti gambar beriku ini :

Form Permalink (URL) adalah link dalam bentuk panjang. Klik Short URL untuk melihat link URL dalam bentuk lebih pendek. Shortened URL adalah link pendek yang dapat kita copy dan bagikan kepada calon peserta pelatihan atau pembelajaran untuk mengisi presensi.

Disamping menggunakan link URL, peserta juga dapat mengakses form menggunakan QRCode. Untuk melihat QRCode form yang kita buat, klik menu QR Code sehingga tampil gambar berikut ini :

Berikut adalah tampilan form yang diakses oleh peserta :

Jika peserta Submit form yang telah mereka isi, maka secara otomatis akan tersimpan didalam database  Zoho seperti gambar berikut ini :

Kita dapat menghapus presensi yang tidak kita inginkan. Selanjutunya kita dapat cetak maupun unduh file presensi menjadi format CSV ataupun PDF

Sekian tutorial kali ini semoga presensi dengan Zoho ini bermanfaat.


Dibuat Oleh : Robby Shadri

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Arsip

September 2021
M T W T F S S
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930  

Arsip

september, 2021

No Events

X