Home / Informasi / Etika Mengikuti Video Confrence

Etika Mengikuti Video Confrence

Saat masa tanggap darurat pandemi covid-19, hampir semua kegiatan dilingkungan kantor instansi pemerintah, tak ketinggalan pula unit pelaksana teknis dibawah kementerian pendidikan dan kebudayaan menyelenggarakan kegiatan pertemuan, rapat menggunakan pola dalam jaringan yang lebih dikenal dengan istilah video confrence (vicon). Meskipun secara fisik saling berjauhan, namun teknologi ini memudahkan setiap partisipan untuk saling melihat dan mendengar, untuk itu perlu memahami beberapa etika mengikuti video confrence agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

  1. Persiapkan diri sebelum tanggal dan waktu telekonferensi.  Catat dan ingat kapan vicon akan dilaksanakan, letakkan meeting ID dan password yang telah pada tempat yang mudah ditemukan agar tidak sibuk mencari saat vicon akan dimulai, bahkan bisa berakibat anda terlambat bergabung didalamnya.
  2. Masuk kedalam room beberapa menit sebelum vicon di mulai. Pastikan anda tidak terlambat masuk kedalam meeting room, apalagi jika anda akan berkontribusi dalam percakapan. Jangan buat peserta lain menunggu karena anda terlambat masuk meeting room.
  3. Cantumkan nama yang benar pada meeting room. Hal ini agar peserta yang lain dapat dengan mudah mengenali anda. Karena barangkali peserta meeting tidak saling mengenal satu sama lain. Hanya mengetahui nama dari panduan dan belum mengenal wajah.
  4. Pastikan microphone dalam kondisi mute saat anda tidak sedang berbicara. Hal ini untuk mencegah adanya suara-suara yang dapat mengganggu pembicara lain yang sedang berbicara sehingga pendengar lainnya terganggu. Kadang-kadang kita lupa berbicara hal lain diluar topik dan terdengar oleh peserta lainnya. Tentu saja hal ini akan sangat memalukan.
  5. Pastikan microphone dalam kondisi unmute saat anda harus berbicara didalam meeting. Terkadang pembicara lupa mengunmute microphone sehingga peserta lain kebingungan karena tidak tahu apa yang sedang dibicarakan. Hal ini terjadi jika meeting tidak didampingi oleh host yang dapat mengatur hal-hal teknis ini secara sentral.
  6. Sebutkan nama sebelum berbicara. Peserta telekonferensi tidak berada dalam satu ruangan yang sama dan hanya dapat melihat melalui layar masing-masing, agar peserta lain tahu siapa yang sedang berbicara. Bahkan jika meeting melibatkan banyak orang dari berbagai bagian/seksi yang berbeda yang belum saling kenal, sebaiknya anda juga menyebutkan bagian/seksi anda sebelum mulai berbicara.
  7. Mempersiapkan bahan diskusi. Sama seperti mengikuti meeting konvensional, anda juga harus mempersiapkan diri seputar topik diskusi atau pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan agar jalannya vicon tidak terganggu karena kurangnya persiapan.
  8. Pastikan suara latar belakang anda seminimal mungkin. Carilah tempat yang minim suara untuk melakukan vicon. Karena suara latar seperti musik, anak-anak bermain dan berlari atau kendaraan lalu lalang di jalan akan mengganggu konsentrasi peserta lain dan mereka akan sulit memahami apa yang anda bicarakan.
  9. Tetap memperhatikan. Pada saat mengikuti vicon akan banyak gangguan yang bisa mengganggu perhatian anda seperti suara email masuk, telepon berdering, rekan kerja yang bertanya sesuatu dan lain-lain bahkan anak yang menyela jika vicon dari rumah. Jangan sampai anda tidak menyadari jika ada peserta vicon yang bertanya kepada anda. Jangan terus menerus meminta peserta lain mengulang apa yang mereka bicarakan hanya karena perhatian anda sering terganggu.
  10. Tidak melakukan aktifitas lain yang mengganggu konsentrasi peserta vicon lain. Misalnya anda vicon sambil makan dengan lahap, makan cemilan atau malah vicon sambil menelpon orang lain atau bermain game, padahal vicon yang anda ikuti adalah vicon resmi. Ini akan menyinggung peserta lain yang mengikuti vicon dengan penuh perhatian.
  11. Pastikan sambungan internet baik. Jika menggunakan telepong genggam, pastikan anda berada di lokasi yang dapat menerima sinyal dengan baik agar suara dan gambar anda dapat terdengar/terlihat dengan jelas dan sebaliknya. Pastikan paket koneksi internet anda cukup untuk menghindarkan sambungan terputus dan anda akan tertinggal sebagian percakapan.
  12. Mengikuti agenda yang ada. Vicon biasanya berisi agenda yang akan dibicarakan. Anda harus fokus pada agenda yang ditetapkan.
  13. Menunjuk moderator. Dalam setiap vicon sebaiknya ditetapkan seorang moderator yang bertugas untuk memastikan agar semua peserta mendapatkan jadwal dan agenda vicon serta menjaga percakapan semua peserta agar tidak keluar dari agenda yang ditetapkan.
  14. Menunjuk host. Host bertindak mengendalikan hal-hal yang bersifat teknis. Misalnya mematikan atau menghidupkan seluruh/sebagian microphone peserta vicon. Mengaktifkan/menonaktifkan fitur berbagi layar peserta tertentu. Mengaktifkan/menghidupkan kamera peserta tertentu. Hal ini untuk menjaga vicon dapat berjalan dengan lancar.

Itulah beberapa tips vicon agar vicon dapat berjalan dengan lancar dan tuntas.

Dikutip dari berbagai sumber.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Arsip

September 2021
M T W T F S S
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930  

Arsip

september, 2021

No Events

X